关于2018年度中国石油大学（北京）举办学术会议资助申请的通知

各学院（研究院）：

为促进我校学术交流，提升我校在国内外学术界的影响力，学校将择优资助我校主办或作为主要承办方承办的大型学术会议。为做好2018年学校举办学术会议资助申报工作，现将有关事项通知如下：

一、资助范围  

1、资助的国际会议要求会议代表在100人（含）以上，原则上国外会议代表应占会议人数的10%以上。境外参会人员国别不少于两国。应符合教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）》相关规定，需经过国际合作与交流处到教育部备案，并获得教育部批文。

2、资助的大型国内会议要求会议代表在300人（含）以上，原则上我校教师代表人数应少于会议人数的20%，会议学生代表人数应少于会议人数的30%。

3、会议资助的申请人应为中国石油大学（北京）正式人员。

4、本年度资助会议召开的时间应在2018年1月1日至2018年12月31日之间。

二、申报程序及材料

1、我校国际学术会议资助实行申请制度。申报需准备如下材料：

①申请人将办会计划报送至所在院（部），填写《中国石油大学（北京）举办学术会议资助申请表》（见附件1），并提交至所在院（部）。

②各院（部）通过初审后，12月31日前向科学技术处提交《中国石油大学（北京）举办学术会议资助申请表》（见附件1）、《学院（研究院）推荐公函》（附件4）和会议背景材料各1份，同时将电子版发送到科学技术处联系人。

2、科学技术处将举办学术会议申请汇总审核后，提交校学术委员会审议。根据每年学术交流计划的总体情况及该申报会议的评审情况，确定资助举办会议名单。

3、具体申报流程可参见附件5。

三、资助标准

1、资助经费包括会议场地租金、会议材料印刷费和市内交通费。

2、会议资助参照如下标准，按照实际正式注册参会人员确定资助费用最高额度，并以实际发生费用为准。

中国石油大学（北京）举办会议资助标准

*会期半天时资助标准按全天的70%计算；会期超过3天时，只资助3天会期费用。

四、注意事项

1、获批资助举办的学术会议需在举办前1个月向科学技术处提交会议代表参会名单、会议议程、会议预算、会议通知等相关材料及教育部批示文件。未及时提交以上材料的，视为自动放弃资助。

2、会议结束后1个月内，会议的负责人需向科学技术处提交会议总结（附件2）和会议费用报销单（附件3），经科学技术处审批后，予以报销。

3、获得学校资助资格的学术会议，未能如期举办的，自动取消资助资格。

如有不明事宜，请与科学技术处联系。

联 系 人：王 竹 君

联系电话：89733055　

联系地址：主楼A1216

                            科学技术处 

二〇一七年十二月六日